Ihr Erfolg ist unser Ziel
Home
Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Seit dem 1.1.2002 sind digitale Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Hierbei müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronischer erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Belege

1) Aufbewahrungspflicht bei gewerblicher oder selbstständiger Tätigkeit
nach § 145 ff. AO:

Nach Handels- und Steuerrecht sind Kaufleute bzw. Steuerpflichtige, die eine selbstständige Tätigkeit ausüben, verpflichtet, Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Die Zehnjahresfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Abschluss erstellt bzw. die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wurde.

Vorsicht:

  • Rechnungen auf Thermopapier müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein (Abschnitt 14b.1 (5) UStAE). Daher empfiehlt es sich, diese Belege zu kopieren bzw. zu scannen.
  • Zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften (meist Registrierkassen) vgl. BMF-Schreiben vom 26.11.2010.

2) Aufbewahrungspflicht für Privatleute:

Das Steuergesetz sieht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht nach § 145 ff. AO vor. Die steuerrelevanten Belege werden nur im Rahmen der Veranlagung durch das Finanzamt benötigt. Nach Rückgabe der Belege durch das Finanzamt können diese vernichtet werden.

Ausnahme:

  • Belege über Bauleistungen (z. B. Reparaturarbeiten, Architektenleistungen, Gartenarbeiten usw.) müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit Rechnungsstellung.
  • Steuerpflichtige mit hohen Überschusseinkünften (Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit und sonstigen Einkünften) müssen nach § 147a AO Belege über einen Zeitraum von 6 Jahren beginnend ab dem Veranlagungsjahr aufbewahren, wenn der Steuerpflichtige Überschusseinkünfte über 500.000 Euro erzielt. Dabei ist jede Einkunftsart gesondert zu sehen.